ビジネスを新しいオフィスの場所に移転することは、慎重な計画といくつかの準備手順を必要とする複数のステップから成るプロセスです。 他の大規模プロジェクトと同様に、ワークロードを分割し、特定のタスクを異なる従業員に割り当てるのが最善です。 プロセスを早期に開始し、オープンで頻繁なコミュニケーションを維持することが、成功し、ストレスが少ない動きの鍵です。
タイムラインを作成する
移動に不可欠なすべての段階を含むタイムラインを作成します。 スケジュールが実行可能であることを確認するには、移動に関与するすべてのチームメンバーと計画について話し合います。 どれだけ時間が必要かを現実的に考えてください。 小規模なオフィスでは準備に少なくとも3か月必要であり、中規模から大規模なオフィスでは6〜8か月以上の計画が必要になる場合があります。 いずれにせよ、キーはできるだけ早く開始することです。
新しいスペースを設計する
次のステップは、新しいスペースに関するすべての利用可能な情報を収集することです。 設計図やフロアレイアウトを取得して、コンセントやストレージスペースなどの重要なコンポーネントを特定し、新しいオフィスレイアウトの設計を開始できるようにします。 また、現在のスペースの一般的なレイアウト計画を作成して、2つを比較できるようにすることをお勧めします。 現在のオフィスに機能していないエリアがある場合は、今すぐ特定して、新しいスペースで同じ問題を回避できるようにします。
また、新しいスペースで発生する可能性のある問題のリストを作成します。たとえば、小さい受付エリアや小さいストレージ容量、またはより大きなキュービクルや一時的な壁を必要とする大きなオープンスペースなどです。 入居する前に、壁を建てたり、配線を追加したり、外観を変更したりするために、大工、画家、電気技師、システム設置者、またはその他の専門家を雇う必要があるかもしれません。
動くチームを作る
中規模から大規模のオフィスでは、各部門または部門から誰かを任命（またはボランティアを依頼）して、特定の領域を調整します。 これは部門の監督者または管理者に割り当てられ、各従業員が机、ファイル、および私物を梱包する責任を負うようにします。 小規模なオフィスの場合は、一人でいる場合があります。 その場合は、移動の調整を支援できる可能性のある少数の主要人物を特定します。
また、チームは、古いスペースの現在の問題を特定し、新しいオフィスの可能な解決策を見つけるのを支援できます。 これは、特に一部の従業員が変更を支持していない場合に、他の視点を取り入れ、移動に関するコンセンサスを達成するための素晴らしい方法です。
定例会議の実施
スケジュールでは、定期的な会議を設定して、すべての従業員と移動とその進捗について話し合います。 すべての人に情報を提供し、従業員の懸念やコメントに対処する時間を作ることが重要です。 移動は関係するすべての人にとってストレスであり、意思決定が適切に伝達されない場合はよりストレスが大きくなります。
予算を決定する
移動に特定の予算額が割り当てられている場合、移動者を雇う前に、または最初の箱を梱包する前に、コストを特定することが重要です。
タスクを割り当てる
移動するチームに、移動する数週間前に完了する必要のあるタスクのリストを作成してもらい、重要なタスクがタイムライン/スケジュールに追加されていることを確認してください。 各部門のマネージャーまたはスーパーバイザーに、その地域から何が必要かを尋ねます。これには、電話回線の設置者やコンピューターネットワークの専門家などの専門サービスプロバイダーが含まれます。 また、レセプションエリア、ロビー、収納スペースなどの共有エリアがカバーされていることを確認してください。
ムーバーを雇う
引っ越し業者を雇うことは、ビジネスを動かす最も重要なタスクの1つであり、オフィスの引っ越しを専門とする引っ越し会社があります。 他の世帯の動きと同様に、会社が信頼でき、コストに対して最高のサービスを受けていることを確認することが重要です。 あなたの研究を行い、適切な質問をし、会社をあなたのオフィスに来てあなたの動きを評価してもらいます。
このタスクは、1人の個人またはグループに割り当てることも、数人の異なるユーザーに割り当てることもでき、それぞれが特定の会社に電話をかけ、メモを比較します。 いずれにせよ、早期に開始して、最適な価格でニーズに合うようにしてください。
連絡先リストを作成する
連絡先リストは、取引先（取引先やクライアントを含む）に、あなたが動いていることを確実に知らせるのに役立ちます。 このタスクを1人の担当者に割り当てて、連絡先がクラックから落ちないように監督することをお勧めします。 顧客とクライアントに通知するには、新しい場所と移動中のビジネスの運営方法に関する特定の通信が必要です。 このような情報は、顧客があなたのサービスのために他の場所に行かないようにするために不可欠です。